Guide UniRent
Comment utiliser UniRent pas à pas, en tant que propriétaire ou locataire. L’application est disponible en italien et en anglais : les noms des boutons et des sections sont cités tels qu’ils apparaissent dans la version anglaise.
Compte et connexion
Pour utiliser UniRent, vous avez besoin d’un compte personnel. Lors de l’inscription, vous choisissez son type :
- Owner (propriétaire) : ajoutez des logements, des chambres et des locataires, enregistrez les paiements, importez factures et documents.
- Tenant (locataire) : consultez vos échéances, quittances et factures, et signalez les pannes.
Le type de compte ne peut pas être modifié par la suite. Vous pouvez vous inscrire avec une adresse e-mail et un mot de passe, ou avec Sign in with Google (se connecter avec Google) : la première fois que vous utilisez Google, nous vous demandons de compléter votre inscription (nom, téléphone facultatif, type de compte).
Vous êtes locataire ? Inscrivez-vous avec la même adresse e-mail que celle saisie par votre propriétaire dans votre fiche : le contrat est automatiquement associé à votre compte.
Mot de passe oublié : sur la page de connexion, touchez Forgot password et vous recevrez un lien pour en choisir un nouveau. Vous pouvez le modifier à tout moment depuis Account settings → Password.
Web, iPhone et Android
Vous pouvez utiliser UniRent dans votre navigateur à l’adresse app.unirent.app ainsi qu’avec les applications iPhone et Android : le compte et les données sont les mêmes partout. Sur ordinateur, le menu se trouve à gauche avec la liste des logements ; sur téléphone, il est en bas de l’écran. Le menu du compte (votre initiale en haut à droite) donne accès aux paramètres, aux notifications, aux conditions d’utilisation et à la politique de confidentialité.
Logements
- Depuis l’Overview (vue d’ensemble), touchez + New property.
- Saisissez le nom, l’adresse (rue, numéro, code postal, ville, province) et la surface.
- Choisissez le mode de location : Single rooms (chambres individuelles) ou Whole apartment (appartement entier, avec le loyer mensuel).
- Si le logement est en copropriété, activez Condominium fees et saisissez les charges mensuelles : elles sont réparties entre les chambres louées et chaque locataire voit sa part. Avec 0, les charges sont comprises dans le loyer.
Sur la page du logement, sous Settings, vous pouvez modifier les données, importer l’Apartment photo (photo de l’appartement), saisir les Payment details (titulaire, IBAN, banque, référence) que verront les locataires, et supprimer le logement.
L’Overview affiche pour chaque logement le nombre d’unités louées, réservées ou disponibles, les revenus mensuels, les impayés et les pannes en cours. Les logements que d’autres propriétaires partagent avec vous se trouvent dans la section Shared.
Chambres
Pour chaque chambre, vous indiquez le nom, le type (simple ou double), la surface, si elle est meublée et le loyer. Le statut est calculé à partir des contrats :
- Rented (louée) : un contrat est en cours aujourd’hui ;
- Booked (réservée) : le contrat commence à une date future (par ex. « Booked from 01/12 ») ;
- Vacant (libre) : aucun contrat.
Vous pouvez marquer manuellement une chambre comme louée ou libre (par exemple si la location est gérée ailleurs), et ajouter ou retirer des locataires directement depuis la chambre.
Locataires, contrats et échéances
- Dans le logement, touchez + Add tenant.
- Saisissez le nom, l’e-mail (qui sert à associer son compte), la chambre, le début et la fin du contrat, le loyer, le jour d’échéance et le dépôt de garantie.
- UniRent crée l’échéancier mensuel : vous pouvez le prévisualiser avant d’enregistrer.
Chaque échéance a un statut en couleur : Paid (payée), Due (à payer, pas encore échue), Overdue (en retard), Partial (partielle), Not due (non due).
Départ anticipé : dans la section Contract and costs du locataire, indiquez le jour de son départ ; les échéances suivantes deviennent « non dues ». Cette opération peut être annulée.
Paiements et quittances
Dans le relevé du locataire, touchez + Record payment sous l’échéance ou la part de facture : le montant, la date et le mode de paiement sont déjà renseignés.
Après l’enregistrement, UniRent prépare la quittance PDF (numéro, description, montant, signature) et vous demande s’il faut l’envoyer au locataire. Si vous l’envoyez :
- le locataire la retrouve dans la section Receipts et sous l’échéance payée, et reçoit une notification ;
- à côté de la quittance, une coche s’affiche : grise s’il ne l’a pas encore ouverte, double et verte avec la date une fois qu’il l’a consultée.
Pour faire figurer votre signature sur les quittances, importez-en une image dans Account settings → Signature for receipts.
Paiements à confirmer
Lorsqu’un locataire déclare avoir payé (par exemple par virement), la demande apparaît dans To confirm (à confirmer), regroupée par logement et par locataire, avec le justificatif de virement s’il l’a joint. Touchez Confirm receipt pour enregistrer le paiement, ou Reject en indiquant un motif. Le locataire est informé du résultat.
Factures
- Depuis le logement, touchez + Upload bill (ou depuis la section Documents).
- Choisissez le type (électricité, gaz, eau, internet, ordures ménagères, copropriété…), joignez le PDF, saisissez le montant, l’échéance et la période de facturation : la fin de la période est calculée pour vous.
- La facture est répartie à parts égales entre les locataires présents pendant la période. Vous pouvez ajouter ou retirer des locataires avant d’enregistrer.
Chaque locataire voit sa propre part, l’échéance et le PDF de la facture. Les parts apparaissent aussi dans son relevé et dans les totaux à payer.
Documents
La section Documents rassemble tous les fichiers par catégorie : contrats, quittances, factures d’électricité, de gaz, d’eau, d’internet, d’ordures ménagères et de copropriété, et autres. Lorsque vous importez un contrat ou une quittance, UniRent vous demande à quel locataire il se rapporte : lui seul pourra le voir. Les factures sont visibles par tous les locataires qui en paient une part.
Pannes
Depuis la section Faults (pannes), choisissez le logement et touchez + Record a fault : type de panne, chambre, description, statut (ouverte, en cours, résolue) et, le cas échéant, le coût de réparation, qui est intégré à la comptabilité du logement.
Lorsqu’un locataire signale une panne, vous recevez une notification ; lorsque vous passez le statut à « prise en charge » ou « résolue », il en est informé. Vous seul voyez le coût de réparation.
Comptabilité et rapports
Dans la section Accounts de chaque logement, vous trouvez les revenus, les dépenses d’entretien, les impôts (au taux que vous définissez, calculés sur les loyers : les factures sont exclues) et le bénéfice. Dans la section Payments, vous générez un rapport sur une période (dates personnalisées ou les 1, 3 ou 6 derniers mois) regroupé par locataire, à télécharger en PDF, Excel ou CSV.
Partage avec copropriétaires et agences
Depuis le logement, ouvrez Access et invitez une personne par e-mail, en choisissant son rôle (copropriétaire ou agent) et son autorisation :
- Edit (modification) : peut tout faire, sauf supprimer le logement et gérer les accès, à moins d’être propriétaire ;
- Read-only (lecture seule) : voit les données mais ne modifie rien, ne peut pas enregistrer de pannes ni ouvrir les paramètres.
L’invitation devient active lorsque la personne se connecte à UniRent avec cette adresse e-mail. Pour elle, le logement apparaît sous Shared.
Locataires : mon logement
Sur la page My home (mon logement), vous trouvez votre contrat, le relevé des échéances par année et par mois avec le statut de chacune, les factures avec votre part et les documents. Deux sections s’ouvrent avec la flèche :
- Contract and costs (contrat et coûts) : loyer, éventuelle part de charges de copropriété, total dû, payé et en retard ;
- Payment details (coordonnées de paiement) : titulaire, IBAN et référence à utiliser pour le virement.
Locataires : confirmer un paiement
Vous avez payé une échéance ou une facture ? Touchez Confirm payment sous l’élément concerné, vérifiez le montant, la date et le mode de paiement et, si vous avez payé par virement, joignez le justificatif (PDF ou photo). Le propriétaire reçoit la demande et la confirme : en attendant, l’élément reste « en attente de confirmation ». Si vous changez d’avis, vous pouvez retirer la demande.
Locataires : quittances
Dans la section Receipts (quittances), vous trouvez toutes les quittances que le propriétaire vous a envoyées, des plus récentes aux plus anciennes ; elles apparaissent aussi sous l’échéance payée. Touchez une quittance pour l’ouvrir ou la télécharger.
Locataires : signaler une panne
Depuis Faults ou My home, touchez Report a fault, choisissez ce qui ne fonctionne pas (fuite d’eau, chaudière, électricité, serrure, internet…) ou « Other » (autre) avec une description. Le propriétaire reçoit une notification et vous êtes informé lorsqu’il prend la panne en charge ou la résout.
Notifications
Avec l’application iPhone ou Android, vous recevez des notifications push. Dans la section Notifications, vous choisissez celles que vous souhaitez recevoir :
- propriétaires : nouvelle panne signalée, paiement déclaré par un locataire ;
- locataires : nouvelle facture, nouveau document ou nouvelle quittance, échéance à venir ou en retard, mise à jour d’une panne, résultat d’un paiement déclaré.
Au premier lancement, autorisez les notifications lorsque le téléphone vous le demande ; si vous les avez refusées, réactivez-les depuis les réglages du téléphone.
Paramètres du compte
Depuis le menu du compte, ouvrez Account settings pour modifier votre nom et votre téléphone, changer votre mot de passe, importer votre signature pour les quittances (propriétaires), choisir la langue de l’application (italien ou anglais) et un thème clair ou sombre, et supprimer votre compte.
Besoin d’aide ? Écrivez à support@unirent.app.